회의문화
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작성자 김영호 댓글 0건 조회 40,682회 작성일 05-04-18 21:00본문
| 이름 | 김영호 |
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| 이메일 | heyn@paran.com |
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| 견적의뢰 내용 | 회의 문화에 대하여 좋은 글이 있어 올립니다.
의견 있으신 분들은 댓글 부탁드립니다. <회의로 날샌다 > 김대중 정권 시절인 2000년 7월12일 중앙행정기관과 지방자치단체에 행정자치부가 발송한 문건 하나가 전달됐다.‘일하는 방식 개선지침(행자부 능률 12306-366)’이다. 지금처럼 당시 정부도 “공직사회의 생산성을 높이겠다.”며 행정개혁의 기치를 높이 쳐들었을 때다. 지침에는 ‘회의 효율화’가 주요 아이템 가운데 하나로 적시돼 있다. 행정개혁의 주요 대상으로 비효율·비능률적인 공무원의 회의문화가 도마에 올랐던 것이다. 그로부터 정확히 만 4년 뒤인 지난 7월12일. 행자부는 같은 제목의 문건을 또다시 내려보냈다. 이번에도 어김없이 ‘회의문화 개선’이 강조됐다.▲불필요한 회의감축 ▲회의시간 30분 이내로 단축 ▲유사·중복회의 통폐합 ▲원격영상·인터넷화상회의시스템 활성화 ▲회의 사전예고제 도입 등 내용도 4년 전의 것과 엇비슷하다. 정권이 바뀌어도,4년이란 시간이 흘렀어도 공직사회의 회의문화는 여전히 비효율·비생산성의 수렁에서 벗어나지 못하고 있다는 방증이다. ●회의가 되레 생산성을 떨어뜨린다? 정부대전청사에는 언제부터인지 ‘월요일 불문율’이 생겨났다. 과장급 이상 공무원과 월요일에는 점심 약속을 잡지 않는다는 것이다. 오전 9시부터 시작되는 청장주재 간부회의부터 이런저런 회의가 줄줄이 대기하고 있어서다. 내년에 공사(公社)로 전환되는 철도청은 요즘 ‘회의천국’이다. 간부 A씨는 “점심시간을 빼고는 퇴근 때까지 거의 온종일 회의가 멈추지 않는 날도 있다. 이런 날은 머리가 아파 차라리 아무 생각도 들지 않는다.”고 말했다. 회의가 생산성을 제고하기는커녕 오히려 이에 역행하는 경우다. 원격영상·인터넷화상회의시스템도 구축돼 있지만 활용도는 형편없다. 경제부처의 한 지방청장은 “기관장이 주재하는 간부회의에 참석하려면 (지방청장들이)곳곳에서 새벽부터 이동해 불과 몇시간 회의하고 밥먹고 돌아가는데, 그러면 하루가 그냥 지나간다. 화상회의시스템은 언제 써먹을 건지 궁금하다.”고 말했다. ‘회의를 위한 회의’ 소집 관행도 여전하다. 실국장들의 스타일에 따라 다르긴 하지만 장관이나 차관주재 간부회의가 끝난 뒤 소속 과장들을 불러모아 관성적으로 ‘전달회의’를 갖는가 하면, 별다른 내용이 없어도 매일 출근 후 조회(朝會), 퇴근전 석회(夕會)를 고집하기도 한다. 늘어지는 회의시간, 알맹이 없는 부처간 회의도 마찬가지. 과천정부청사의 B국장은 “장관이 주재하는 간부회의가 보통 2시간은 넘게 진행되는데 이건 정말 비효율적이다.1시간이 넘어가면 참석자들은 지치기 마련”이라고 불평했다. 부총리급 부처의 C국장은 “내부회의는 별로 없는데 부처간 각종 정책조정회의가 쉴 새 없이 열리는 게 문제”라면서 “실효성이 없다 보니 내부 간부들의 불만이 이만저만 아니다.”고 푸념했다. ●변화의 조짐들 이런 회의문화는 이미 공무원들의 뼛속 깊이 스며든 상태다. 민간에 있다 개방형으로 공직에 들어온 중앙부처 C국장은 최근 매일 열리던 아침회의를 ‘주 2회’로 줄이려 했으나 과장들이 말렸다고 한다.“그러면 불안하니까 1주일에 세 번은 (얼굴을)봐야 한다.”는 반응이었다. 가히 ‘회의중독’ 증상이라 할 법하다. 그는 “(공직에 들어와보니)회의는 많지만 알맹이가 없어 참석자들이 노닥거리며 보낼 때가 많더라.”고 꼬집었다. 그렇다고 변화의 조짐이 없는 것은 아니다. 행정개혁 주무부처인 행자부는 요즘 회의문화를 개선하려고 몸부림치고 있다. 장관주재 실국장 회의를 반으로 줄이는가 하면(월 4→2회), 구태의연한 석회도 없앴다. 단순 전달형 회의는 이메일로 대체하고 ‘회의시간 예고제’와 ‘과별 일일회의는 10분 이내’ 원칙을 도입했다. 권오룡 행자부 차관은 매주 2차례씩, 한번에 2시간씩 진행되던 간부회의를 30분 이내로 확 줄였다. 참석자들이 늦거나,‘눈치없이’ 시간을 잡아먹는 간부가 있어도 아랑곳않고 무조건 30분 회의 원칙을 고수하고 있다. 권 차관은 “때로는 내 할 말을 못하고 회의가 끝나 속상할 때도 있지만 참석자들이 스스로 깨달아 새로운 회의문화가 정착될 때까지 계속 추진할 것”이라고 말했다. 박은호 박승기기자 unopark@seoul.co.kr ■ 국조실회의 40%가 업무보고… 행정낭비 심해 잦은 회의, 관행적 회의는 결국 예산과 행정력의 낭비로 이어지게 마련이다. 국무조정실이 지난 5∼6월 사이 4주동안 개최한 회의 가운데 183건에 대한 회의 실태분석 결과에서도 드러난다. 회의 목적에 따라 분류해 보니, 국조실 본연의 업무인 ‘업무조정’과 ‘대책입안’을 위한 회의는 183건 가운데 24건씩 48건(26%)에 그쳤다. 나머지 회의는 ‘업무보고(51건)’를 비롯,‘정보교환(29건)’ ‘업무지시(28건)’ 등이다. 상대적으로 비생산적인 회의가 많이 이뤄지고 있다는 게 국조실의 자체평가다. 회의 소요시간은 1시간 이내(51%)와 1시간 초과(49%)가 엇비슷했다.2시간 이상 이어진 ‘마라톤 회의’도 20건(11%)이나 됐다. 특히 회의의 목적이 업무보고인 경우 그 회의의 절반가량이 1시간30분 이상 걸렸다. 상대적으로 덜 중요한 회의에 시간을 더 많이 쓴 것이다. 직급별 회의 참석 현황도 개선될 여지를 남겼다. 국무조정실장(장관급)과 수석조정관(차관급),1급 간부들이 각각 50여차례씩 회의에 참석했다.“상위직급자의 회의 참석 횟수가 많아 자료작성 등 회의준비에 따른 실무자들의 업무부담이 가중될 것”이란 진단이 나왔다. 특히 핵심관리자(2∼3급)가 참석하는 회의의 40%가량이 업무보고 회의인 것으로 집계돼 행정낭비의 주 요인이라는 지적이다. 이같은 회의에 든 비용도 추정이 가능하다.‘직급별로 1시간당 행정경비를 산출해 참석자별로 회의시간을 곱하는 방식’이 통용되고 있다. 행정경비는 직급별 인건비(급여+상여+연월차수당+차량·사무실유지비+공공인건비 등)를 근무시간으로 나눈 값. 이에 따르면 국조실은 183건 회의에 총 295시간을 썼는데 회의비용은 6억 7044만 2000원이다. 이 중 업무보고 회의에 쓰인 비용이 4억 8269만원으로 전체의 72%나 차지했다. 고위직들이 많이 참석하는데다 다른 회의보다 회의시간도 긴 요인이 반영된 것. 회의의 실효성 측면에서 세금을 효율적으로 썼다고 보기는 어려운 형편이다. 그러면 최근 불필요한 회의를 줄인 행자부의 조치는 행정비용을 얼마나 줄였을까. 허성관 장관이 주재하는 간부회의 감소(월 4→2회)는 매월 3780만원, 실국장들이 주재하는 저녁회의(30분가량) 폐지는 월 4억 100만원의 효과가 있는 것으로 추산됐다. 박은호기자 unopark@seoul.co.kr ■ SK텔레콤 29분 지나면 “회의 끝” 알람 울려 서울 종로구 서린동 SK빌딩의 SK텔레콤 회의실에는 테이블마다 하얀 시계가 놓여있다. 이른바 ‘2949 시계’로 회의 시작뒤 29분이나 49분이 지나면 자동으로 알람이 울려 회의를 빨리 마치도록 종용한다. 일반회의는 29분, 중요한 회의는 49분을 넘기지 않는다는 것이다. 회의의 질을 높이기 위해 사전에 철저한 준비 및 사전 자료 배포로 회의가 시작된다. 29, 49란 30분, 50분을 넘기지 않는다는 의미로 1분을 줄여 놓음으로써 만약의 가능성도 차단한다는 의미이다. SK텔레콤이 ‘신가치경영’의 일환으로 도입한 2949시계는 팀장급이면 보통 하루 3∼4개를 소화해야 하는 회의시간을 대폭 줄이는데 성공했다. 요즘은 굳이 2949시계의 힘을 빌리지 않고도 회의가 빨리 끝난다. 하나로텔레콤은 그동안 1회의실·2회의실 식으로 획일적으로 불러오던 30여개의 본사 및 지사 회의실의 명칭을 각각 괌, 몰디브, 파타야, 푸켓 등 세계적인 휴양지 이름으로 바꿨다. 내·외부 인테리어도 휴양지 분위기를 느낄 수 있도록 새롭게 단장했다. 자명종을 각 회의실마다 설치해 회의가 늘어지는 것도 방지했다. ‘삼성처럼 회의하라.’는 책이 등장할 정도로 삼성의 회의문화도 스피드와 효율을 강조한다. 다만 스피드와 효율을 끌어내기 위해 별도의 ‘형식파괴’를 정해놓고 있지는 않다. 삼성도 93년 신경영 선포 때만 해도 ‘3·3·7원칙’이라는 새로운 회의문화를 계열사에 전파했다.337은 꼭 필요한 회의를 최대한 간소하게 하고 다른 회의와 통합하는 3가지 사고와 회의없는 날을 지정하며, 회의시간은 1시간, 기록은 한 장으로 정리하는 3가지 원칙에다, 시간엄수, 회의경비 명시, 참석자 최소화, 목적 구분, 자료 사전배포, 전원 발언, 결정사항만 기록 등 7가지 지침을 뜻한다. 삼성전자 관계자는 “회의 주재자의 스타일에 따라 스탠딩 미팅이나 햄버거 회의, 부하직원부터 의견내기 등 다양한 회의형식을 빌리기도 하지만 형식을 파괴하는데 얽매이지도 않는다.”면서 “중요한 건 형식이 아니라 회의참가자들의 충분한 준비와 활발한 논의”라고 말했다. LG전자도 회의의 효율성을 높이기 위한 회사차원의 지침은 따로 없지만 회의의 성격과 주재자의 스타일에 따라 다양한 방법이 동원된다. 주로 이메일로 회의를 대신하는 CDMA단말사업부 소프트웨어 개발실은 메일 제목에 ★(중요 이슈), (아이디어 논의) 등 독특한 아이콘을 달아 팀원들이 회의주제를 쉽게 알아볼 수 있도록 했다. 사업장이 서울, 평택, 오산, 청주, 구미에 흩어져 있는 디지털미디어·디스플레이사업본부는 지난 3월부터 메신저 회의를 시작했다. 이밖에 ‘자명종 회의’,‘왈츠가 흐르는 회의실’ 등 사업부별로 회의 아이디어 경쟁이 치열하다. 류길상기자 ukelvin@seoul.co.kr |